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MANUAL INTERNO PROTECCION DE DATOS PERSONALES




CONOCE NUESTRO MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE AYU 

La entidad objeto de esta política se denominará en adelante AYU, quien se identifica a través de su establecimiento de comercio registrado en la Cámara de Comercio bajo el Nit. 52454596-5 y/o BABYAYU SAS. empresa legalmente constituida inscrita el 9 de noviembre de 2015 bajo el N. 02034509 del Libro IX, Nit. 900907011-1.

Esta políticas se han desarrollado en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales AYU garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

INTRODUCCIÓN

La ley 1581 de 2.012 plasma las garantías que permiten el ejercicio del derecho constitucional de decidir y controlar la información que otros poseen sobre ellos según su derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones recogidas sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos constitucionales que consagran el derecho al “Habeas data”*1 y el derecho a la información *2.

En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2.012, AYU, en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus suscriptores, aliados, usuarios, clientes, proveedores y colaboradores, ha adoptado el aquí explicado manual interno de políticas y procedimientos para garantizar que la recolección y tratamiento de datos personales, ajustado a derecho, especialmente a las propuestas reglamentarias que a la fecha el Ministerio de comercio, industria y turismo ha sometido a consulta de los ciudadanos.
  
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE PORTABEBÉS AYU

CAPÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Ámbito de aplicación y objeto.
Este manual se aplicará al tratamiento de los datos personales que recopile y maneje AYU a través de su establecimiento de comercio registrado en la Cámara de Comercio bajo el Nit. 52454596-5 y/o BABYAYU SAS. empresa legalmente constituida, Nit. 900907011-1. En adelante AYU, El objeto de este manual es proteger y garantizar el derecho fundamental de “Habeas data” plasmado en la Constitución política de Colombia y regulado por la ley 1581 de 2.012. El manejo de AYu para el tratamiento de datos personales se orientan para que recolecte, almacene, use, haga circular o suprima los datos personales que le he suministrado y/o que le suministraré con el fin que sean utilizados por AYU para:
a. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, regalos, etc., así como los de nuestros aliados, y para facilitarte el acceso general a la información de éstos;
b. Proveer nuestros productos y/o servicios;
c. Suministrar información sobre maternidad y crianza de acuerdo con las necesidades específicas de quien solicita nuestros servicios y/o productos e informar sobre nuevos productos y/o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s);
d. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados;
e. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios;
f. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios, y
g. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;
f. Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Artículo 2. Vigencia.
AYU aplicará las políticas y procedimientos contenidos en este manual a las bases de datos sobre las que tenga poder de decisión, por un término igual al de su existencia. En las bases de datos de AYU se podrá almacenar información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). Podrá almacenarse datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas podrá incluir, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos) e información sensible autorizada por su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Artículo 3. Definiciones.
Las definiciones aquí enunciadas corresponden principalmente a las establecidas en el
la ley. Para dar aplicación a lo dispuesto en el presente manual, se entiende por:
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: Es el documento físico, virtual o electrónico o en cualquier otro formato generado por AYU, que es puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, el cual le comunica que existen políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que dará a los datos personales.
c) Base de datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;
d) Dato personal: Se refiere a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
f) Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluyendo pero sin limitarse a datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
h) Responsable del tratamiento: Es la persona natural (Valeria Jessica Calderón B.) o jurídica (AYU), de naturaleza pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
i) Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
j) Tratamiento: Consiste en toda operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos. La información que consta en las bases de datos de AYU es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, aliados, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, AYU podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

Artículo 4. Principios.
AYU orientará todas sus actuaciones según los siguientes principios:
a) Finalidad: El tratamiento de datos personales que realiza AYU debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al titular. La información recolectada por AYU tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre AYU y los titulares. Además, AYU guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. En razón a su actividad, AYU almacena información sobre consumidores, participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales;
b) Libertad: El tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c) Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
d) Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de AYU, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e) Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados por aquél;
f) Seguridad: La información sujeta a tratamiento por AYU, se manejará de acuerdo a las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. AYU velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

CAPÍTULO II.- AUTORIZACIÓN

Artículo 5. Autorización.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por AYU, requiere del consentimiento libre e informado del titular de aquellos. AYU, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Artículo 6. Forma y mecanismos para otorgar la autorización.
La autorización puede darse verbalmente y/o constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de forma razonable, que de no haberse surtido una conducta del titular sus datos no hubieren sido almacenados en la base de datos.

Con el otorgamiento de la autorización, el titular de los datos personales conoce y acepta que AYU recogerá y utilizará la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización. En la autorización solicitada por AYU, se establecerá: (a) quién y qué datos se recopilan; (b) la finalidad del tratamiento de los datos; (c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y, (iv) sí se recopilan datos sensibles.

Si bien la autorización podrá ser verbal, el Anexo 1 de este documento contiene el formato físico y escrito de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales que AYU ha definido al efecto.

Artículo 7. Prueba de la autorización.
AYU adoptará medidas tendientes para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

Artículo 8. Revocatoria de la autorización y/o supresión de datos.
Los titulares de la información podrán solicitar en cualquier momento a AYU la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, para ello, el titular seguirá el procedimiento establecido en el artículo 14 de este manual. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos. La revocatoria de la autorización podrá ser total o parcial; sí es parcial, es decir cuando se pretende dejar sin efectos un tratamiento determinado (fines publicitarios o estudios de mercado por ejemplo), el titular deberá indicar para qué tratamiento desea emitir la revocatoria.

Artículo 9. Aviso de privacidad.
El aviso de privacidad definido en el literal b del artículo tercero de este manual, será puesto a disposición del titular de la información por AYU y como mínimo contendrá: (a) La plena identificación del responsable del tratamiento de los datos personales; (b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo y, (c) Los mecanismos generales que ha dispuesto AYU para que el titular de la información acceda, conozca y consulte la política de tratamiento de la información adoptada por AYU. El Anexo 2 de este documento contiene el formato de aviso de privacidad que AYU ha definido para estos efectos. No obstante su actualización, AYU conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, AYU podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.

CAPÍTULO III.- DERECHOS Y DEBERES.

Artículo 10. Derechos de los titulares de la información.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AYU. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AYU;
c) Ser informado por AYU, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2.012 y el presente manual, previo agotamiento del procedimiento de reclamaciones establecido en este documento;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 11. Deberes de AYU.
En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, AYU acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la compañía sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente. AYU se compromete a cumplir con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de “Hábeas data”;
b) Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2.012;
f) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;
g) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de industria y comercio;
i) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de industria y comercio;
k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
l) Informar a través de su página web, blog o redes sociales de los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

CAPÍTULO IV.- ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

Artículo 12. Derecho de acceso.
De conformidad con lo estipulado en el Capítulo III de este documento, AYU garantizará al titular de la información: (a) Acceso a los datos personales que de ese titular posea AYU; (b) Información sobre el tratamiento a que son sometidos los datos personales del titular; (c) Finalidades que justifican el tratamiento de los datos personales del titular.

Parágrafo. AYU garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios físicos y/o electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso se ofrecerá por AYU sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

Artículo 13. Consultas.
Los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de las que sea responsable AYU, quien estará obligada a suministrar a aquellos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

AYU garantiza que para atender las solicitudes que le sean hechas con relación a las consultas personales: (a) Habilitará los medios de comunicación que considere pertinentes; (b) Establecerá mecanismos fáciles y confiables que informará a través del aviso de privacidad; (c) Utilizará los canales de atención al cliente que actualmente posee.

Todas las solicitudes de consulta que en este sentido se hagan a AYU, deberán ser atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de aquella. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 14. Reclamaciones.
Los titulares de la información o sus causahabientes podrán en cualquier momento y de forma gratuita reclamar a AYU cuando consideren que la información personal de aquellos contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2.012 y exigibles a AYU.

Dichas reclamaciones se gestionarán así:
a. El titular de la información a través del medio predeterminado por AYU elevará el reclamo indicando su identificación, los hechos que dan lugar a reclamación, informando los datos de contacto y aportando la documentación pertinente que pretenda hacer valer. Sí AYU deduce que el reclamo se presentó de forma incompleta, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que AYU reciba un reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado, en la medida de lo posible, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

b. Una vez AYU reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, lo incluirá en sus bases de datos y lo identificará con una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 15. Rectificación y actualización de datos.
De acuerdo a lo establecido en el artículo 10, literal a de este documento, AYU rectificará y actualizara a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior, siempre y cuando la solicitud de rectificación y/o actualización incluya las correcciones propuestas debidamente fundamentadas.

Artículo 16. Supresión de datos.
En concordancia con lo dispuesto en el literal e del artículo 10 de este manual, el titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la eliminación total o parcial de sus datos personales a AYU, para ello se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 14 de este manual. La eliminación de datos operará y será definitiva siempre y cuando los mismos: (a) no estén siendo tratados conforme a lo establecido por la legislación vigente, (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recaudaron o, (c) se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin con el que se recaudaron.

AYU podrá negar la eliminación cuando:
a. El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular o para realizar una acción en función del interés público.

CAPÍTULO V.- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Artículo 17. Medidas de seguridad.
AYU adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

Parágrafo. AYU mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para las personas con acceso a los datos de carácter personal en los que AYU es responsable.

CAPÍTULO VI.- DISPOSICIONES FINALES

Artículo 18. Designación.
AYU designa el área de ADMINISTRACION DE DATOS o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los responsables de las diferentes bases de datos y nuestra estructura administrativa interna.

Artículo 19. Consultas.
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en AYU se canalizarán a través de los canales que tiene AYU
 para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente: • Fecha de recibo de la consulta • Identidad del solicitante. Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Artículo 20. Reclamos. Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a AYU y que contenga la siguiente información: a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Artículo 21. Persona o área responsable de la protección de datos personales. El área de gerencia asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través del siguiente medio: info@babyayu.com. Teléfono 3102295765.

Artículo 22. Vigencia.
El presente manual rige a partir del 11 de abril de 2.013.


*1 ART. 15º CN—Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley
*2 (ART. 20º—Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

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ANEXO 1
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE AYU
FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR AYU
AYU

NIT N° 52.454596-5
Teléfono: 3102295765.

FECHA:
Por medio de la presente yo, ______________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía número_________________ expedida en ___________________, autorizo de manera expresa a AYU a través de su establecimiento de comercio registrado en la Cámara de Comercio bajo el Nit. 52454596-5 y/o a BABYAYU SAS. empresa legalmente constituida, Nit. 900907011-1 y/o a la persona natural o jurídica a quien esta encargue, para que recolecte, almacene, use, haga circular o suprima los datos personales que le he suministrado y/o que le suministraré con el fin que sean utilizados por AYU para:
a. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, regalos, etc., así como los de nuestros aliados, y para facilitarte el acceso general a la información de éstos;
b. Proveer nuestros productos y/o servicios;
c. Suministrar información sobre maternidad y crianza de acuerdo con las necesidades específicas de quien solicita nuestros servicios y/o productos e informar sobre nuevos productos y/o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s);
d. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados;
e. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios;
f. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios, y
g. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;
f. Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Así mismo, a través de la presente doy constancia que AYU de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, me ha informado que los datos de carácter personal que obtendrá de mi parte, serán recogidos en una base de datos con la finalidad arriba señalada y por un plazo contado desde el momento en el que se los suministre hasta el término de duración estatutariamente establecido para AYU. Dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad de AYU La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos.

Con esta aceptación, autorizo a AYU el tratamiento de mis datos para la finalidad mencionada y reconozco que los datos suministrados y/o que suministraré son ciertos y que no ha sido omitida o alterada ninguna información, he quedado informado que la falsedad u omisión de algún dato supondrá la imposibilidad que AYU preste adecuadamente sus servicios.

AYU me ha informado la posibilidad que tengo de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita al responsable de tratamiento a la dirección arriba indicada con los siguientes datos: nombre y apellidos, domicilio a efectos de notificaciones, petición en que se concreta la solicitud, fecha, firma de la persona interesada. Para mi comodidad, puedo ejercer estos mismos derechos en internet a través de las páginas www.nenesdeleche.org o www.babyayu.com. Persona responsable: Valeria Jessica Calderón B. 

En señal de aceptación de lo anterior, consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización.

Nombre:

Identificación:

Datos de contacto:


 ______________

ANEXO 2
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE AYU

FORMATO DE AVISO DE PRIVACIDAD DE AYU
Autorización Habeas Data

Apreciado cliente, suscriptor, usuario, proveedor y colaborador:

Para brindarte un buen servicio e información acerca de nuestros productos, regalos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestros aliados y además de facilitarte el acceso general a la información de éstos, queremos seguir comunicándonos eficientemente contigo y te pedimos como titular de la información o como su causahabiente, representante o apoderado (caso en el cual estos deben acreditar la calidad en que actúas), nos contestes este correo informándonos si nos permites continuar con el tratamiento de tus datos personales para:

a. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, regalos servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestros aliados, y para facilitarte el acceso general a la información de éstos;
b. Proveer nuestros productos y/o servicios;
c. Entregar regalos propios o de nuestros patrocinadores.
c. Suministrar información sobre maternidad y crianza de acuerdo con las necesidades específicas de quien solicita nuestros servicios y/o productos e informar sobre nuevos productos y/o servicios que estén relacionados con el o los contratado(s) o adquirido(s);
d. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados;
e. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios;
f. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios, y
g. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel
h. Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales. 


Solicitamos tu permiso debido a que tus datos personales están en nuestras bases de datos como consecuencia del desarrollo de actividades comerciales y/o contractuales recolectados dentro del giro ordinario de nuestros negocios y objeto social o solicitados para entregarte productos e información sobre temas de maternidad y crianza orientados a tus necesidades concretas, entre otros. Y debido a que en AYU cumplimos con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.

Siempre puedes acceder a tus datos personales y solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, escribiendo al correo electrónico ayuportabebes@gmail.com, o a info@babyayu.com, o llamando al teléfono 3102295765 en Colombia. Igualmente, puedes revisar los procedimientos, requisitos y plazos para tales efectos, en nuestro aviso de privacidad y en nuestras políticas y condiciones de tratamiento de los datos personales, en nuestra página www.nenesdeleche.org y www.babyayu.com, en los que están los procedimientos y condiciones de AYU a través de su establecimiento de comercio registrado en la Cámara de Comercio bajo el Nit. 52454596-5 y/o de BABYAYU SAS. empresa legalmente constituida, Nit. 900907011-1.

Según nuestras políticas de tratamiento de datos personales los mecanismos a través de los cuales hacemos uso de éstos son seguros y confidenciales; nuestros medios son idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese orden, proteger la confidencialidad de los mismos. Además, al igual que a ti no nos gusta el spam, pero si nos gusta consentir a nuestros clientes con regalos e invitaciones. ¡Gracias!

  
Un cordial saludo,

EL EQUIPO DE AYU